Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti Limes Litomyšl s.r.o.

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Limes Litomyšl s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami nabízeného zboží, při reklamacích, při provozu internetových stránek a při realizaci našich dodavatelsko-odběratelských vztahů. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností, poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží a stanoveným účelem zpracování. Naše produkty nabízíme na těchto internetových stránkách, jejichž jsme provozovatelem: www.limes.cz. Na této internetové stránce jsou obsaženy kompletní informace o daném produktu, stejně tak jako jsou na nich dostupné kompletní informace o ochraně osobních údajů.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti Limes Litomyšl s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. Správce vašich údajů

Společnost: Limes Litomyšl s.r.o.., se sídlem: Němčice 160, 56118 Němčice, IČ: 15035140, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 673 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: pan Marek Podešva, e-mail: podesva@limes.cz, tel.: +420 731 635 557.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Údaje, které zpracováváme, účel a důvod jejich zpracování

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby a řádně vám doručit objednané zboží či reagovat na vaši poptávku po zboží a abychom mohli plnit potřebné dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Nákup nabízeného zboží

Identifikační a kontaktní údaje.

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:

• v rámci objednávkového formuláře umístěného na našich stránkách
• prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem) na adrese limes@limes.cz
• telefonicky prostřednictvím dostupných telefonních čísel
• písemnou objednávkou doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla
  osobně v naší provozovně

Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů:

• jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa)
• e-mail a telefon
• IČO v případě fyzické podnikající osoby
• údaje o obsahu nákupu a provedených platbách

Tyto údaje jsou součástí každé objednávky (tedy uzavřené kupní smlouvy) a potřebujeme je pro možnost zpracování vaší objednávky, zaslání potvrzení o učiněné objednávce, zaslání informace o plánované době doručení zboží a komunikaci s vámi v průběhu vlastního procesu doručování objednaného zboží. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli zboží dodat.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. dodatečné požadavky k objednanému zboží, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení objednaného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

• jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa)
• e-mail a telefon
• IČO v případě fyzické podnikající osoby
• číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy)

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy - tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU)
vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích či odstoupení od smlouvy), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o dodaném zboží, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.2. Marketingová komunikace

Komunikace na základě tzv. oprávněného zájmu bez vašeho souhlasu.

Po dobu, kdy budete naším zákazníkem, tj.:

Pokud jste u nás nakoupili zboží, tak do doby uplynutí lhůty pro uplatnění vad na zakoupeném zboží, která činí dle Všeobecných obchodních podmínek 24 měsíců od převzetí zboží jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných výrobků nebo služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména o informace o novinkách v nabídce sortimentu našeho zboží a akčních nabídkách. Zpravidla zasíláme obchodní sdělení jednou ročně v průběhu podzimu.

Tyto obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již v rámci vlastní objednávky zboží/poptávky po zboží dáte aktivním zaškrtnutím políčka „Nemám zájem o zasílání obchodních sdělení (nabídek obdobného zboží, ) na moji e-mailovou adresu“ najevo, že je zasílat nechcete.

Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme marketingové nabídky zasílat.

Komunikace na základě uděleného souhlasu.

Pokud nebudou splněny podmínky pro zasílání marketingových nabídek bez vašeho souhlasu (viz předchozí text v bodu 2.2.), budeme moci vám tyto nabídky zasílat pouze s vaším předchozím souhlasem. Text souhlasu pro zasílání marketingových nabídek, jakož i ostatní podmínky související s uděleným souhlasem, je dostupný zde - Přihlášení se k odběru novinek_soutěží.pdf 

Osobní údaje návštěvníka webových stránek www.limes.cz, začneme zpracovávat až poté, co návštěvník vyplní do příslušného formuláře pro objednávku zasílání newsletteru a dalších reklamních sdělení své údaje a následně zadání objednávky potvrdí odpovědí dle instrukce v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání objednávky potvrzeno, návštěvníkem do formuláře zadané údaje budou bez zbytečného odkladu zlikvidovány.

Udělení souhlasu je DOBROVOLNÉ a již udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v naší nabídce zboží, o akčních nabídkách či obdobná marketingová sdělení. Na možnost objednání zboží či využívání jakýchkoliv jiných nabízených služeb nemá neudělení souhlasu jakýkoliv vliv.

Případně udělený souhlas je platný na dobu 5 let (nebo samozřejmě do doby jeho odvolání z vaší strany). Pro účely prokazatelnosti o osobě, která nám souhlas udělila, vyžadujeme uvedení vašeho jména a příjmení, data narození, bydliště a e-mailové adresy pro zasílání marketingových nabídek. Právním základem pro zasílání marketingových nabídek je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU váš souhlas.

2.3. Spotřebilské ankety/soutěže

Pokud nám k tomu udělíte předchozí souhlas, můžeme vás oslovit se žádostí o vyplnění ankety o spokojenosti s našimi službami.

Osobní údaje návštěvníka webových stránek www.limes.cz, začneme zpracovávat až poté, co návštěvník vyplní do příslušného formuláře pro objednávku zasílání spotřebitelské ankety/soutěže své údaje a následně zadání objednávky potvrdí odpovědí dle instrukce v doručené emailové zprávě. Nebude-li zadání objednávky potvrzeno, návštěvníkem do formuláře zadané údaje budou bez zbytečného odkladu zlikvidovány.

Žádost o vyplnění anketních otázek je zasílána na vámi uvedenou e-mailovou adresu a jiné osobní údaje pro její účely nevyžadujeme. Výjimkou je situace, kdy je anketa spojena se soutěží (losování z okruhu získaných odpovědí na anketní otázky), kdy pro účely předání výhry výherci potřebujeme znát jeho jméno a příjmení a doručovací adresu. Tyto údaje však vyžadujeme až v okamžiku určení výherce.

Účelem této naší činnosti je vyhodnocování doručených odpovědí na naše dotazy týkající se především spokojenosti s našimi produkty a službami (např. doprava) s tím, že podle vyjádření přání a připomínek zkvalitňujeme naše služby a přizpůsobujeme vývoj našich produktů.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme: udělení vašeho souhlasu (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU).

2.4.Uzavírání a plnění odběrateslko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s dopravci, poskytovateli nájemních prostor, externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

2.6. Soubory cookies

Při používání našich stránek www.limes.cz, může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies a dalších technologiích sledování používaných na našich webových stránkách naleznete zde. V těchto Informacích o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies a technologie sledování odmítnout.

3. Jak dlouho uchováme vaše údaje?

Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.

Osobní údaje zákazníků a dodavatelů

Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží. Pokud jste si zboží objednali na naší zákaznické lince, uchováváme telefonický záznam rovněž do doby uplynutí lhůty pro uplatnění práv z vad zboží, neboť v tomto případě je důkazem o uzavření kupní smlouvy obsah telefonického hovoru.

Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností, získáme váš souhlas k marketingovým aktivitám apod.).

Osobní údaje ostatní

Účetní údaje Společnost vymazává vždy k 1. 1. roku následujícího po uplynutí 5 let od provedení peněžité transakce, nebude-li v konkrétním případě legislativně vyžadována lhůta delší.

Osobní údaje získané s vaším písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu (tj. v případě udělení souhlasu pro marketingové účely nebo pro účasti v anketách a soutěžích po dobu 5 let nebo do odvolání souhlasu).

Pro vyloučení pochybností uvádíme, že samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl (v režimu omezeného zpracování).

4. Zdroje osobních údajů

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování objednávek nebo v souvislosti s vaší činností související s realizací objednávek zboží.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. dopravci vámi objednaného zboží, poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb, společnosti zajišťující provoz bezplatné zákaznické telefonní linky, společnosti rozesílající obchodní sdělení apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. Jaká máte práva?

Právo na přístup k osobním údajům.

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených - Žádost o přístup k osobním údajům.pdf

Právo na opravu osobních údajů.

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů.

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně - Žádost o výmaz osobních údajů.pdf

Právo na omezení zpracování osobních údajů.

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů), viz výše uvedený formulář.

Právo na přenositelnost osobních údajů.

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu.

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování.

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku.

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, PŘÍMÝ MARKETING – TJ. ZASÍLÁNÍ NEWSLETTERŮ).

Právo na podání stížnosti.

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv.

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: pan Marek Podešva, e-mail: podesva@limes.cz, tel.: +420 731 635 557 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.limes.cz v sekci Ke stažení – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší identity.